Met een documenten management systeem kan je alles binnen je bedrijf aan

Heb je tijdens je werk te veel informatie op te veel plekken staan? Mis je het overzicht en ben je eindeloos aan het zoeken naar dat ene document? Dat schiet natuurlijk niet op. Er moet een betere manier te vinden zijn om het ordenen van je documenten een stuk makkelijker te maken. Die manieren zijn er volop tegenwoordig. In dit artikel lees je alles over het document management systeem.

Wat houdt een DMS in?

Als je naar de basis kijkt van een DMS systeem, komt het neer op twee belangrijke speerpunten. Ten eerste slaat het systeem documenten op een duidelijke manier op. Ten tweede worden je documenten heel efficiënt ingericht. Deze software is ontzettend belangrijk voor soepele bedrijfsprocessen. Zodoende vind je sneller documenten terug, maak je een stuk minder fouten en bespaar je uiteindelijk een hoop tijd.

Een DMS geeft overzicht

Een van de voordelen is dus dat je documenten met een DMS systeem een stuk overzichtelijker zijn. De tijden dat je door je mailbox heen moet struinen voor dat ene document zijn voorbij. Met een DMS gebeurt dat niet meer. Alle documenten vind je namelijk in een digitale database waar iedereen bij kan. Als er iemand in het document werkt, dan krijgt het document een automatische update. Zo kan je in een oogopslag zien wie de auteur is en welke wijzigingen er zijn doorgevoerd.

Andere voordelen van een DMS systeem

In een document management systeem vind je alle relevante documenten bij elkaar. Dit handige systeem vormt dossiers over iedere klant, medewerker, leverancier etcetera. Je hebt het volledige inzicht over je bedrijf. Een ander voordeel is dat je je documenten een digitale handtekening mee kan geven. Dit is de perfecte vervanging van de oude handtekeningen op papier. Je hoeft niet weer het hele proces van mailen, printen, ondertekenen, scannen en weer terug mailen te ondergaan. Met een digitale handtekening ben je zo klaar, een hele opluchting wat veel tijd bespaart. Zo'n digitale handtekening is overigens gewoon rechtsgeldig.

Hoe gaat een DMS systeem in zijn werking?

Het overzicht van documenten is ontzettend belangrijk bij een document management systeem. Hoe gaat dat in z'n werk? Je beheert met zo'n systeem de communicatie- en informatiestromen in je bedrijf. Dus die oude situatie waarin al je documenten in archiefkasten worden gezet, zijn verleden tijd. Het wordt allemaal digitaal gedaan en iedereen van je bedrijf kan erbij, al kun je ook bepalen wie er toegang heeft tot bepaalde documenten. Er zijn tegenwoordig DMS-apps om zelfs onderweg even dat document te checken. Hoeveel gemak wil je hebben?