Een succesvolle bijeenkomst leunt niet alleen op de agenda, de groep mensen maar natuurlijk ook op de locatie! Afhankelijk van waar jouw overleg of vergadering over gaat heb je een vergaderlocatie nodig die aan jouw eisen en wensen kan voldoen. Bijvoorbeeld een vergaderlocatie Rotterdam.

Alle verschillen

Staat er een vrijgezellenfeestje op de planning? Of is er een businessplan dat tot in de puntjes uitgewerkt moet worden? Dit zijn misschien uitersten van elkaar maar beide vragen om een goede locatie voor het overleg. En beide hebben hele andere eisen. Een particulier feestje plannen, vergt een compleet andere en misschien minder grote vergaderlocatie dan een vergadering van de Raad van bestuur van een bedrijf. Natuurlijk kan er een hoop vanuit huis of het kantoor geregeld worden maar niet iedereen heeft de ruimte, nog het geld om een grote ruimte te kopen. Daarnaast vraagt een waterdicht plan en een goede focus om dé juiste locatie. Heb je een beamer nodig voor een diapresentatie of slideshow? Moet het gemakkelijk te bereiken zijn via het openbaar vervoer of wil je dat er catering beschikbaar is? Dit zijn verschillende dingen die je moet overwegen wanneer je een vergaderlocatie wilt huren.

Vast of eenmalig

Gelukkig zijn er genoeg opties om uit te kiezen. Plan je een groot feest voor een klant? Vaak kun je vanuit het huurbedrijf voor die vergaderlocatie ook een locatie afhuren voor datzelfde feestje. Zou houd je je lijntje kort maar je bent natuurlijk tot niets verplicht!

Daarnaast bieden veel bedrijven de mogelijkheid om één en dezelfde locatie vaker te huren, of zelfs alvast vooruit te boeken. Zo hoef je niet te verhuizen van kantoor naar kantoor, jouw bedrijf hoeft niet met een dure verbouwing uit te breiden en heb je tóch een vaste vergaderhonk. Iets wat jou en jouw collega’s rust geeft. Iedereen weet waar die moet zijn en, ook niet onhandig, waar het toilet is.

Contact

Ondanks dat de locatie niet daadwerkelijk van jou is, is er vaak met het verhuurbedrijf een hoop mogelijk om de locatie voor jouw vergadering of overleg naar jouw smaak in te richten. Daarom is het belangrijk om je goed te informeren op het gebied van verhuurbedrijven met goede klantenservice. Zo voorkom je niet-bevestigde reserveringen en een hoop frustratie. Als je dit allemaal overwogen hebt, de reservering eenmaal gepland is en je weet dat de dame van de klantenservice je vriendelijk te woord staat als dat nodig is, dan kan jouw vergadering alleen maar slagen!